Bis zum 4. Mai bleiben die gültigen Kontaktbeschränkungen in Kraft. Mindestens. Und mindestens genauso lange wird auch der Arbeitsalltag weiterhin von der Arbeit im  Homeoffice geprägt sein.

Für viele eine völlig neue Situation. Für Matthias – Coach und Leiter der Itzehoer Akademie – jedoch seit Langem Alltag. Seit 16 Jahren arbeitet er aus dem Homeoffice. Und über viele Fallstricke, die ein Heimarbeitsplatz mit sich bringt, ist er in dieser Zeit gestolpert. Teilweise sogar mehrfach . Die Folge: Stress, Unausgeglichenheit, Aktionismus, Verspannung und Unzufriedenheit mit den eigenen Arbeitsergebnissen.

Für seinen Alltag hat er sich daher im Laufe der Zeit einige Gewohnheiten entwickelt, die ihm die Arbeit von zu Hause aus erleichtern. Vielleicht möchten Sie die eine oder andere übernehmen?

Sein „Best of“ startet mit einer kurzen und knappen Empfehlung: Achtet auf Eure Füße!

1. Nicht in Schlappen an den Rechner

Die morgendliche Dusche. Das Anziehen von Kleidung und Schuhen. Der Gang zur Arbeitsstelle, zur S-Bahn oder der Weg vom Parkplatz zum Büro. All das regt im normalen Alltag den Kreislauf an und stärkt Ihr Immunsystem. Bereiten Sie sich auch auf den Tag im Homeoffice vor, als würden Sie zur Arbeit gehen. Neben dem positiven Effekt für Ihren Organismus sorgt das Tragen angemessener Kleidung auch für eine stabilere innere Haltung an Bildschirm oder Telefon. Das kann man nicht nur hören, sondern in den Arbeitsergebnissen auch sehen.

2. Arbeitsumfeld gestalten. Der Schreibtisch!

Am wichtigsten ist hier natürlich die Frage: Gibt es einen Ort, an dem Sie ungestört sind und gut arbeiten können? Ein vernünftiger Schreibtisch (natürlich auch als Stehvariante möglich) sollte dabei im Zentrum stehen. Bei mir war es häufig so: Irgendetwas, das nichts mit dem Job zu tun hat, lag immer auf dem Schreibtisch oder dicht daneben. Wenn man an dem Ort, an dem man auch lebt, arbeitet, lässt sich kaum vermeiden, dass Werbeprospekte, Kinderspielzeug, private Bücher oder ein Schlüsselbund auch mal auf dem Schreibtisch landen.

Schaffen Sie Ordnung, und lassen Sie nur das zu, was Sie dringend für Ihre Arbeit benötigen. Seit Jahren verfolge ich für mich das Leertischler-Prinzip. Das bedeutet: Der Tisch wird abends leer hinterlassen und somit morgens genauso vorgefunden. Ein leerer Tisch vermittelt Klarheit und reduziert im Homeoffice zudem „die Gefahr“, dass jemand Ihrer Lieben gerade in dem Moment nach seinem Lieblingsspielzug oder Schlüsselbund sucht, während Sie in ein wichtiges Telefonat vertieft sind.

3. “Go for the difficult conversation” – Die schwierigen Dinge zuerst!

Das Homeoffice hat keine Schleuse. Also keinen Übergangsort, der es ermöglicht, Abstand zwischen das berufliche und private Leben zu bringen. Keine Autofahrt, während der man lauthals die Songs aus dem Radio mitsingt. Und kein Spaziergang, bei dem man die aufreibenden Themen des Arbeitsalltages hinter sich lassen kann. Arbeitsstress muss im Homeoffice nur eine schmale Tür durchdringen, um bei den Menschen abgeladen zu werden, die diesen am wenigsten verantworten: Ihrer Familie. Erledigen Sie scheinbar schwierige und unangenehme Situationen immer als Erstes. Das ist aus drei Gründen besonders zu empfehlen:

• Sie verbringen weniger Zeit damit, sich Gedanken zu machen, wie die Situation ausgehen könnte. Sie haben die Aufgaben erledigt und anschließend einen „neuen Stand“, an dem Sie sich konkret ausrichten können.
• Der gesamte Arbeitstag liegt noch vor Ihnen. Suchen Sie sich Aufgaben, die Sie bewusst und mit Freude ausführen. Bei denen positives Feedback oder Anerkennung wahrscheinlich sind.
• Sie vermeiden ein belastendes Erlebnis zum Ende des Arbeitstages und laufen nicht Gefahr, dieses – ohne Schleuse – bei Ihrer Familie abzuladen.

4. Sprechen, Spiegeln, Lachen – Die Kraft der Routinen

Sie sind allein. Niemand lächelt sie an. Es gibt niemanden, mit dem Sie Ihren Arbeitstag gemeinsam verbringen und niemanden, den Sie – wenn auch nur beiläufig – grüßen. Etwa im Treppenhaus, beim Bäcker oder auf dem Weg zur Arbeit.

Wie verhalten Sie sich normalerweise, wenn Sie jemanden grüßen? Sind sie ein „Knurrer“, der ein paar Laute aus sich herausbrummelt ohne eine Miene zu verziehen? Dann sind Sie eine Ausnahme! Den meisten Menschen zaubert eine Begrüßung, und sei sie noch so beiläufig, ein kurzes Lächeln ins Gesicht. Ihre Stimmbänder kommen durch Small-Talk und Begrüßungsfloskeln ebenfalls in Bewegung. Es gab Tage in meinem Arbeitsleben, an denen ich mir bestenfalls eine Tasse Kaffee oder einen kurzen Blick in die Tageszeitung gegönnt habe, bevor ich direkt zum Büroalltag übergegangen bin. All das, ohne ein einziges Wort zu sprechen. Beim ersten Telefonat des Tages habe ich mich dann oft ein bisschen vor meiner eigenen Stimme erschrocken . Sie war einfach noch nicht auf Betriebstemperatur.

Schaffen Sie sich eine gute Morgenroutine. Sprechen Sie laut. Wenn niemand da ist, mit dem Sie sprechen können, lesen Sie sich selbst ein paar Zeilen aus der Zeitung vor, und versuchen Sie auch vor der Arbeit schon ein paarmal innerlich zu lächeln. Denken Sie an etwas, für das Sie dankbar sind, oder was Ihnen Freude bereitet hat. Sie werden sehen: Ihr Gesicht wird es Ihren Gedanken nachahmen.

Am Arbeitsplatz selbst kann ein kleiner Spiegel sehr hilfreich sein, um sich ab und an selber zu überprüfen. Das gilt insbesondere beim Telefonieren. Ihr Gesprächsteilnehmer hört wie Sie drauf sind.

5. Zeitblöcke, Ampeln & Stoppuhren

Der Grat zwischen Ablenkung und Tunnelblick ist im Homeoffice sehr schmal. Verfallen Sie weder dem einen noch dem anderen Extrem! Definieren Sie sich Zeitblöcke („Fokus-Zeiten“), in denen Sie sich voll und ganz bestimmten Aufgaben widmen. Aufgaben, bei deren Bearbeitung Sie für andere tabu sind (auch vom Homeoffice aus lassen sich Telefonumleitungen abstimmen und organisieren). Informieren Sie Ihr Umfeld über diese konkreten Blockzeiten. Während dieser Zeiten sind Sie aber nicht nur für Ihr Umfeld tabu – Ihr Umfeld ist auch für Sie tabu. Wählen Sie diese Blöcke für nicht länger als 90 Minuten und maximal 2-3 Blockzeiten am Tag. Variieren Sie die Fokus-Zeiten je nach Aufgabe im zeitlichen Umfang. Auch 60- oder 30-minütige Intervalle sind völlig ok. Sie werden sehen: Durch die Fokussierung wird sich Ihre Effektivität erheblich steigern und im Ergebnis der Leistung eines 8-Stunden-Tages nicht nachstehen. Wichtig: Legen Sie die Fokus-Zeiten so, dass sie gut eingehalten werden können. Wenn Sie wissen, dass Ihr Telefonaufkommen zwischen 10 und 14 Uhr am höchsten ist, legen Sie die „Fokus-Zeit“ nicht in diese Zeitspanne.

Für die Visualisierung der „Fokus-Zeit“ können Sie das Modell einer Ampel nutzen. Im Idealfall gemeinsam mit einem Countdown-Timer.

Was machen Sie während der gelben und grünen Phasen Ihrer Ampel?

Sie sind nicht im Büro, sondern zu Hause. Und daher ist es normal, dass andere (insbesondere Kinder) den Kontakt zu Ihnen suchen. Während der gelben Phasen gilt: Sie arbeiten, aber Sie sind „ansprechbar“. Während der gelben Phasen erledige ich beispielsweise meine Routinetätigkeiten. Also all das, was keine großartige „geistige Rüstzeit“ benötigt, um die Konzentration für die Sache anschließend schnell wieder aufzubauen. Haben Sie auch keine Angst vor vermeintlichen Störungen während eines Telefonates (z.B. fragende Kinder, Laute der Haustiere etc.) Nach meiner Erfahrung empfinden die meisten Gesprächspartner entsprechende „Störungen“ eher amüsant und sympathisch. Und ein gemeinsames Lachen hat Gesprächspartner schon immer stärker vereint als gespalten :-).

Grün bedeutet Pause. Versuchen Sie, Pausen konkret einzuhalten. Es ist – gerade zu Hause – verlockend, schnell noch eine E-Mail zu Ende zu schreiben oder eine Angebotsberechnung zu erstellen. Diese „gerade noch schnell- Aufgaben“ ziehen sich dann häufig doch noch über einige Minuten hin. Meine Erfahrung ist: Nach einer kurzen Pause – und mit etwas Abstand – erledigt sich der Vorgang fast immer schneller und mit deutlich höherer Ausführungsqualität.

6. Bewegung & Sauerstoff

Der Bewegungsradius im Homeoffice ist klein. Der Weg zum WC, zur Kaffeemaschine oder dem Kühlschrank häufig kürzer als im Büro. Und der Kühlschrank ist in der Regel auch noch üppiger gefüllt :-). Anstatt abzuschalten und die Mittagspause gemeinsam mit Kollegen an einem „neutralen Ort“ zu verbringen, wird im Homeoffice auch gern mit der Müslischale auf dem Schreibtisch weitergearbeitet.

Ich rate dringend dazu, dem Körper Ruhepausen zu verschaffen und bewusste Bewegungs- und Sauerstoffpausen einzulegen. Die Arbeit im Büro erfordert keine Muskelkraft. Aber sie beansprucht uns körperlich deswegen nicht weniger. Und das ist das Fatale: Unsere Muskeln signalisieren uns Ermüdungsanzeichen und animieren uns zu Pausen. Das macht das Gehirn jedoch nicht. Es läuft munter weiter und wir laufen Gefahr, uns in einer Sache derart festzubeißen, dass der klare Blick darauf verschwimmt. Eine Pause, etwas Ablenkung und Bewegung schaffen Distanz zur Situation und ermöglichen dadurch häufig eine neue effektivere Bewertung des Szenarios. Darüber hinaus vermeiden Sie – durch angespanntes Sitzen forcierte – Volksbeschwerden wie Verspannungen, Bluthochdruck oder die Verlangsamung des Fettstoffwechsels.

Tipp: Stellen sie sich den Timer für Ihre Fokus- Zeit, und machen Sie dann bewusst fünf Minuten lang eine Minipause. Etwa um ein paar Dehnübungen zu machen, Ihren Atem zu beobachten oder sich ein schönes Ereignis vor Ihrem geistigen Auge zu visualisieren.

Feste Tagesstrukturen schaffen Ordnung. Vor allem in unseren Köpfen. Sie geben uns Halt und eine gewisse Planungssicherheit. Stabile Routinen fördern die Handlungsmotivation. Gerade die einsamen Homeoffice Momente lassen sich so leichter bewältigen und unterstützen uns dabei, den notwendigen Tatendrang nicht zu verlieren.

Bleiben Sie neugierig, und bleiben Sie gesund!

Matthias

©Bild: Itzehoer Akademie